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INDICE 1. Introducción 1.1 ¿Cómo ingresar al sistema? 2. Acerca del Sistema 2.1. Barra de Título
4. Sección de Captura
5. Barra de Herramientas
6. Captura de Movimientos
7. Botones de desplazamiento 3. Usuarios 4. Casos Especiales¿Qué hacer cuando se corre el folio?
SIC Boletas de Empeño CASAS DE EMPEÑO
1. Introducción. Es un sistema desarrollado en Microsoft Access que nos permite llevar el control de la cartera en una casa de empeño, en la que el cliente solicita un préstamo dejando como garantía una prenda y recibiendo como comprobante una boleta en la que se describen sus datos generales, la prenda misma, la fecha de vencimiento, el total a pagar y las condiciones generales del empeño. Al vencimiento de la misma se tiene la opción de refrendar esta prenda pagando los intereses (para lo cual se emite una nueva boleta con una nueva fecha de vencimiento), o pagar el total de la boleta para recuperar su prenda. Si el cliente no se presenta antes de una fecha de comercialización que se estipula en la boleta, se tiene la opción por parte de la casa de empeño de enajenar la prenda (el cliente pierde los derechos sobre la misma).
5. ¿Cómo ingresar al sistema? Al momento de dar clic al icono del sistema aparece la siguiente ventana:
Password para la fecha de proceso, se pide cada inicio de día o cada que cambia de fecha, la contraseña la proporciona el administrador del negocio.
Posteriormente aparece la ventana “Login” donde se pide el nombre de Usuario y contraseña de cualquiera de los usuarios.
* En cualquier acción que se realice en el sistema ya sea imprimir, modificar, ver reportes, etc., el sistema pide nombre de usuario y contraseña.
2. Acerca del sistema.
A continuación se muestra la pantalla principal de captura, a la cual se llega inmediatamente al ingresar al sistema.
2.1 Barra de Título
2.2 Sección de búsqueda rápida
2.3 Barra de menús
2.3.1 En el menú Archivo se encuentran las siguientes opciones:
Nueva Boleta.- Limpia la pantalla para capturar los datos de un nuevo cliente. Modificar.- Para hacer correcciones a una boleta especifica. Nuevo Movimiento.- Se utiliza cuando el usuario quiere realizar movimientos (refrendos, pagos, etc.) a una boleta que ya existe. Mostrar Base de Datos.- Solo se utiliza en ocasiones especiales y solo un administrador tiene privilegios para tener acceso a ella. Exportar.- Respaldo de la información. Importar.- Para restaurar la información a la base de datos. Salir.- Salir del sistema “Sic boletas de Empeño”. Guardar registro.- Guarda la información capturada. * Las opciones que tienen la imagen (icono), pueden ser ingresadas por medio de la “Barra de Herramientas”. 2.3.2 En el menú Reportes se encuentran todos los posibles informes como por ejemplo el corte diario, inventarios, etc.
Al momento de querer ingresar a alguno de los reportes aparece la siguiente ventana “Listado de Movimientos” donde especificamos algunos de los parámetros para poder ver el informe.
* El “saldo inicial en caja”, es el saldo con que se inicio el día se teclea manualmente y necesario para que el reporte nos presente números acertados.
Reportes:
Corte Diario.- Es el informe del estado general de la casa de empeño, puede generarse solo por ese día, el de cada mes, o bien desde que se inicio la casa de empeño. Corte Diario (a detalle).- Este reporte es igual al de corte diario con la diferencia que en este se detallan todas las boletas que se crearon en ese día o mes, esto es, nos muestra a nombre de quien están, el capital, los intereses, los refrendos, etc. Enajenaciones.- Este informe nos muestra a detalle todas las boletas o prendas que el sistema ya tiene en venta. También se pueden especificar diferentes condiciones. Lo muestra ordenados y con resumen por fechas. Enajenaciones (Por Folio Original).- Es igual al anterior pero en lugar de ordenar y separar por fecha solo ordena por folio original. Nuevos Prestamos.- Nos presenta todas las boletas que se generaron en el día como nuevas. Nos muestra el folio, nombre, categoría, intereses y el total. Ordenado y con resumen por fechas. Pagos.- Nos muestra la serie de pagos que realiza el cliente, esto es, el total de capital que pago, el total de intereses y el total de recargos. Ordenado y con resumen por fechas. Pagos (Por Folio Original).- Es igual al anterior pero en lugar de ordenar y separar por fecha solo ordena por folio original. Por Cobrar.- Muestra todas las boletas que están por cobrarse ordenadas y resumidas por fechas. Por Cobrar (Por Folio Original).- Es igual a la anterior pero ordenadas por folio original. Refrendos.- Se pueden ver todos los refrendos que se hicieron en el día o en algún de fechas. Ordenados y separados por fechas. Refrendos (Por Folio Original).- Es igual al anterior pero ordenados por folio original. Póliza de Ingresos Diarios.- Separaciones.- Separaciones (Por Folio Original).- Ventas.- Nos muestra todas las prendas que se han vendido en algún rango de fechas, folios, categorías, etc Ventas (Por Folio Original).- Es igual al anterior pero en lugar de ordenar y separar por fechas lo ordena por el folio original. Archivo Seguros.- Inventario Vigente.- Este reporte muestra todas las prendas con que cuenta la casa de empeño. Inventario a la Venta.- Muestra solo las prendas que ya se encuentran a la venta. Imprime Rápido (Avalúos Integrales Forma Continua).- Recibo de Caja.- Recibo de Caja (2da. Copia).- Recibo Préstamo Nuevo.-
2.3.3 En el menú Catálogos se encuentran las siguientes opciones:
Estas opciones nos ayudan a crear los catálogos que nos facilitaran la captura. Para crear dichos catálogos se selecciona cualquiera de las opciones y aparecerá la siguiente pantalla: Ejemplo: Crear catálogo de Categorías
En donde se capturan (en el ejemplo de la imagen) las diferentes categorías, se pueden agregar todas las categorías que usted necesite. Así como también Metales y Piedras en donde se describe el kilataje en caso de que la prenda este en la categoría “Joyería” y las Presentaciones donde se especifica si la prenda se encuentra en buen estado.
2.3.4 En el menú Utilerías se encuentran las siguientes opciones:
Reconstruir saldos de boletas.- Se utiliza cuando al momento de cancelar una boleta o de hacer algún movimiento o corrección el usuario se olvida de presionar el icono
Enajenar Automáticamente.- La prenda se pone en venta por default. Se explica a detalle en el punto 2.5 en la “Definición de la compañía”.
Propiedades de la conexión.- Para uso interno.
2.3.5 En el menú Cierre se presenta la siguiente opción:
Cierre.- Se utiliza para eliminar (queda en un archivo) todas las boletas anteriores a la fecha capturada que ya han sido saldadas o bien pagadas totalmente.
*Si no se teclea ninguna fecha toma por default la fecha actual.
2.3.6 En el menú Ventana tiene las siguientes opciones:
Son opciones en las que podemos ordenar las ventanas del sistema a nuestro gusto, o bien, cambiar de ventana si tenemos dos o más ventanas abiertas.
2.4 Sección de captura. En esta parte se describen todos los datos generales del préstamo y también información personal del cliente.
Para desplazarse a través de la pantalla se utiliza la tecla <ENTER>, <TAB> o bien utilizando el ratón <MOUSE>.
Folio.- Es el número que se le asigna a cada boleta para identificarla. La asignación del folio automático se puede activar o desactivar en la pantalla “Definición de la Compañía”. Si se desactiva esta última, el usuario tendrá que teclear el folio e imprimir la boleta manualmente (en el menú “Archivo, Imprimir” o bien en la barra de herramientas el primer icono
Fecha.- Es la fecha en la que se empeño la prenda. Fecha de vencimiento.- El sistema coloca esta fecha automáticamente proponiendo un plazo predefinido por el usuario en la pantalla “Definición de la compañía”, el cual por lo general es de 30 días a partir de la fecha de empeño.
2.4.1 Información personal del cliente Corresponde a los campos Nombre, Dirección, Colonia, Municipio, Id (identificación) y Tel (teléfono).
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Fecha de Vencimiento.- el sistema se basa el “plazo de crédito en Días” de la Definición de la compañía. Si la casa de empeño maneja plazos de 15 y 30 días se puede modificar la fecha en este campo y el sistema automáticamente calcula los intereses de acuerdo al plazo.
En el campo descripción aparece la siguiente pantalla en donde podemos capturar varias prendas a un mismo cliente. ?
Préstamo.-Es el monto o el total que se le presto al cliente. Avalúo.- (del articulo) el sistema por default asigna a este campo un porcentaje por encima del valor del préstamo o del total a pagar, predefinido por el usuario en la pantalla “Definición de la compañía”
Aquí se describe detalladamente la prenda, para capturar una nueva prenda se presiona dos veces la tecla <TAB> o bien presionar con el MOUSE el botón indicado en la barra de registro.
Cerrar la pantalla “Subformulario billetes de empeño (Captura a detalle)” se presiona <CTRL> + <F4>.
Al terminar la captura, el sistema solicita nombre de usuario y contraseña y, si se especifican un usuario y contraseña validos (requisito indispensable para guardar la boleta y para cualquier cambio o movimiento que se haga a la misma), automáticamente asigna el folio siguiente de acuerdo a un consecutivo interno (controlado por el usuario) e imprime la boleta.
2.4.2 Modificaciones o correcciones a la boleta Por ejemplo: modificar el nombre o activar la casilla de boleta reportada como extraviada o algún otro movimiento como cancelar un pago, etc. Se realizan de la siguiente forma: 1. Se da clic sobre el quinto icono 2. Aparece una ventana donde se teclea el password general, el cual se establece al instalar el sistema y se puede cambiar en la pantalla “Definición de la compañía”.
3. Se teclea el password y se presiona OK o <ENTER> 4. Posteriormente se hacen las correcciones deseadas y se teclea <SHIFT> + <ENTER> para que el sistema solicite nombre de usuario y contraseña. 5. Si esta activado imprimir folios, el sistema puede mandar a imprimir una nueva boleta y correr el folio, por lo que se recomienda que antes de cualquier corrección, desactive la casilla “Imprimir folios” de la pantalla “Definición de la compañía”.
2.4.3 Cancelar la boleta Se hace el mismo procedimiento que para las modificaciones (2.4.2), esto es, los pasos 1,2 y 3 se realizan de la misma forma, pero en este caso los siguientes pasos son: 6. Se da clic sobre la barra selectora de la boleta o del movimiento, según lo que desee cancelar. 7. Posteriormente se presiona la tecla <SUPR>. 8. Al hacer esto el sistema pide nombre de usuario y contraseña validos para realizar la cancelación. 9. En el caso de cancelar un refrendo, la boleta se regresa a la fecha de vencimiento y número de folio anterior al refrendo.
2.4.4 Imprimir boletas Una vez que se capturo la descripción de cada prenda cerramos la pantalla y nos mostrará la pantalla principal para mandar la boleta a imprimir <SHIFT> + <ENTER>. Al momento de mandar imprimir aparece una pequeña ventana (login) donde teclearemos el usuario y la contraseña que se les asignaran, una vez que hagamos esto la boleta será impresa.
Cuando se imprime por error una boleta y se modifica, para reimprimirla se le da clic al primer icono de la barra de herramientas o bien ir al menú “Archivo, Imprimir”. Si esta activada la casilla de imprimir folios en la pantalla de la “Definición de la compañía”, se asignará un nuevo folio a la boleta antes de mandarla imprimir. Si no se imprime la boleta con el mismo folio.
2.4.5 Captura de una nueva boleta Para capturar una nueva boleta nos vamos al menú “Archivo, Nueva Boleta” o con el Mouse dar clic sobre el cuarto icono
2.5 Barra de Herramientas. Se encuentra ubicada en la lateral derecha de la pantalla, aquí podemos tener acceso a algunas pantallas por medio del Mouse.
2.5.1 Imprimir Esta opción solo se utiliza cuando se quiere volver a imprimir una boleta que ya existe.
2.5.2 Exporta Billetes Esta pantalla nos ayuda a respaldar la información de la base de datos a un diskette ya sea por números de folio o por rangos de fechas.
Para ingresar a esta pantalla en el menú “Archivo, Exportar (Respaldo en diskettes)” o bien por medio de la barra de herramientas el segundo icono
2.5.3 Importar Billetes Esta pantalla se utiliza para recuperar la información que por accidente pudo haber sido borrada de la base de datos, si se cuenta con respaldos en diskettes la información puede ser restaurada en la base de datos.
Para tener acceso a esta pantalla ir al menú “Archivo, Importar (Restaurar de diskettes)” o bien en la barra de herramientas el tercer icono
2.5.4 Nueva Boleta Se utiliza cuando se quiere capturar una nueva boleta en el sistema.
2.5.5 Modificar Se da clic a este icono cuando se quieren hacer modificaciones de cualquier tipo en la boleta.
2.5.6 Todos Se le da clic a este icono u opción cuando queremos actualizar la información al momento de hacer modificaciones.
2.5.7 Definición de la compañía En esta pantalla se capturan todos los datos de la casa de empeño como: Nombre, Dirección, la taza de intereses, los recargos, etc.
Para ingresar a esta pantalla ir al menú “Archivo, Ver definición de la compañía” o en la barra de herramientas el séptimo icono
Id.- Contador interno, el usuario no tiene control sobre este campo. Nombre de la compañía.- Es el nombre de la casa de empeño. Dirección.- La ubicación de la casa de empeño. Así como también los campos: Colonia, Ciudad, Estado y Teléfono(s). Plazo de crédito en días.- Aquí se predefine el plazo en que se vencerá la boleta, por lo general es de 30 días a partir de la fecha de empeño. Taza de intereses.- Es el interés que se cobra al cliente por el préstamo. Calcular recargos cada.- Se definen cada cuantos días se agregaran recargos a un mismo cliente, por lo regular se establece como calcular recargos cada día. Taza de recargos.- Es el interés diario que se cobra al cliente cuando se le ha vencido el plazo para recuperar su prenda, es decir, durante los “días de enajenación” definidos por el administrador. Basados en.- Por lo general es sobre el capital. Esto quiere decir que se le cobrara al cliente el interés sobre la cantidad que se le presto, no sobre el total a pagar. Respetar vencimiento si paga antes.- Si se activa la casilla, un cliente puede hacer un refrendo o pagar antes de la fecha de vencimiento estipulada en la boleta y se le respeta la fecha que tenia originalmente, es decir, tiene mas tiempo para pagar o refrendar la prenda. Calcular recargos como intereses corridos.- Al activar la casilla el sistema ignora el valor de la “taza de recargos” y utiliza la “taza de interés” como predeterminada. Porcentaje para el avalúo.- Lo utiliza la casa de empeño para protegerse de posibles robos o pérdida de los artículos, por medio de alguna institución de seguros. Basado en.- en esta opción por lo regular es “Sobre el total a pagar”, es decir, los intereses que paga el cliente son sobre el capital más los intereses generados. Ultimo billete de empeño usado.- Es el número de folio de la ultima boleta impresa por el sistema. Ultimo folio antes de actualización.- Para uso interno. Password para modificar.- Contraseña que utilizan los Administradores para hacer modificaciones, un usuario aunque sepa la contraseña no puede realizar modificaciones. Mensaje 1.- Es un cuadro de texto donde se puede escribir lo que la casa de empeño desee, por lo regular se utiliza para poner el horario de Lunes a Viernes de la casa de empeño. Mensaje 2.- Cuadro de texto. Se utiliza para escribir el horario del día sábado. Mensaje 3.- Cuadro de texto. Días de Enajenación.- Es un plazo para que el cliente pague o haga refrendos después de la fecha de vencimiento, por ejemplo: si a un cliente se le pasa la fecha de vencimiento, todavía puede recuperar su prenda en los días de enajenación, estos dependerán de la casa de empeño pero por lo general son 10 días.
Estos campos solo se manejan en el modulo de chequeras por lo que en este manual no se van a documentar. Socio negocio % Negocio intereses % Negocio recargos Porciento socio intereses Porciento socio recargos Enajenación es pago.- Si se activa esta opción el sistema tomara la pérdida de la prenda como un pago para la casa de empeño. Bonificar intereses y corridos.- Solo se cobran los días que tarda el cliente en pagar el refrendo o pago, es decir, si el cliente tiene 30 días de pago para liquidar su deuda y se presenta a pagar en 15 días el sistema solo le cobrara los intereses acumulados hasta el día 15.
Se tienen que activar las dos casillas: “Bonificar intereses” y “Corridos” para que bonifique.
A partir de.- Aquí se especifica el número mínimo de días que la casa de empeño quiere bonificar, por ejemplo: Si el administrador le pone “a partir de 10 días” y, si el cliente se presenta a pagar o refrendar en 5 días el sistema le cobrara 10 días de intereses en lugar de 5 días. Formato.- Aquí se define el tipo de formato que se utilizará para imprimir las boletas. Serie Seleccionada.- Depende de la casa de empeño, algunas dividen las prendas en diferentes series. En el sistema se tiene la opción de elegir entre seria A y serie B.
Al dar clic al botón “Parámetros para este equipo” nos muestra la siguiente pantalla:
Imprimir folios.- Se activa la casilla cuando se desea que el folio se asigne automáticamente, además de imprimir la boleta por default. Imp. Recibo Caja.- Imprime un ticket cuando se recibe un pago o refrendo. Cuando es una boleta nueva no se imprime ticket. Recibo P. Nuevo.- Si se activa esta casilla se imprime un ticket con los datos del préstamo en una impresora distinta a la de las boletas al momento de capturar una boleta nueva. No permitir captura de folios mayores al último.- Se utiliza cuando el sistema se brinca folios y se quiere crear uno de los folios que se brinco, por ejemplo: si el sistema esta en el folio 15 y se brinca al 17, el usuario puede crear manualmente una boleta con el folio 16 pero no una boleta con un folio mayor a 17. Enajenar automáticamente.- Cuando se activa la casilla el sistema enajena la prenda automáticamente, esto es, después de la “fecha de vencimiento”, de los “días de enajenación” especificados en la pantalla “Definición de la compañía” y de 2 días más que el sistema asigna por default, el cliente pierde su prenda y el sistema la pone en venta automáticamente.
Para cerrar la pantalla se da clic en la tachita de la esquina superior derecha o bien <CTRL> + <F4>.
2.5.8 Días Feriados Se tiene acceso por medio del menú “Archivo, Días Feriados” o bien por la barra de herramientas el octavo icono
Son los días en que la casa de empeño no trabaja como por ejemplo los domingos o la semana santa por lo que no tiene que cobrar recargos a los clientes. Al hacer Días Feriados el sistema corre la fecha de vencimiento a un día hábil de trabajo.
Id Días Feriados.- Contador interno, el usuario no tiene control sobre este campo. Descripción.- Es el nombre que se le va a dar al día o rango de días feriados. De.- A partir de que fecha se tomara como días feriados. A.- Fecha final del rango de días feriados.
2.6 Captura de Movimientos.-
Aquí se realizan los movimientos a una boleta específica por ejemplo: para refrendar, realizar un pago total o un pago parcial, enajenar la prenda en garantía, realizar correcciones o cancelar la boleta, se localiza la boleta tecleando el número de folio en el campo de “Buscar por folio de la Sección de búsqueda rápida”. Al hacer esto y teclear <ENTER>, si la boleta existe, se despliega en la “Sección de captura”. Posteriormente si se desea refrendar, pagar total o parcialmente o enajenar la prenda, se da clic sobre el ultimo icono de la barra de herramientas
2.6.1 Tipos de Movimiento
Refrendar la boleta Esto es, pagar solo los intereses para no perder la prenda. Si se escoge esta opción automáticamente se cambia la fecha de vencimiento y, si esta activado “imprimir folios” de la pantalla “definición de la compañía”, se asigna nuevo folio y se manda imprimir una nueva boleta.
Pago Parcial Se presenta cuando un cliente se presenta a refrendar la prenda y quiere abonar una cantidad a su capital, es decir, el cliente pagara los recargos, el refrendo y una parte del capital a pagar.
Ejemplo: A un cliente se le venció su boleta y se presenta a pagar por lo que tiene que pagar recargos y refrendo, suponiendo que de recargos debe $30 y de refrendo $200 y debe $1000 del capital que se le presto y decide pagar los recargos y el refrendo $230 pero además decide abonar $200 más por lo que pagaría $430. Entonces el capital se rebaja a $800 y sobre esta cantidad se cobran los intereses y los recargos.
La boleta se hace de la siguiente forma: 5. En la parte del “Tipo de Movimiento” se elige la opción “Pago Parcial” ya que el sistema rebaja primero los recargos, segundo el refrendo y por ultimo el abono o pago parcial. No se manda a imprimir la boleta en los pagos parciales. 6. En caso de que se quiera imprimir la boleta, se tiene que hacer un refrendo en el que el pago es de $0, ya que el sistema ya lo rebajo del total.
Pago Total Se hace este movimiento cuando el cliente paga el saldo completo que se le presto, así como también los intereses correspondientes. El cliente ha recuperado su prenda.
Enajenar la prenda en garantía Cuando se activa la opción de “Enajenar Automáticamente” el sistema “Enajena la prenda en garantía” al momento que pasa la fecha de vencimiento y los días de enajenación especificados en la “definición de la compañía”. Si no se activa la opción “Enajenar Automáticamente” el usuario tiene que enajenar la prenda en garantía manualmente. Una vez enajenada la prenda, el cliente ya no tiene derecho sobre ella, es decir, ya no puede refrendar o pagar ya que la casa de empeño ya la tiene en venta.
2.6.2 Cancelar un tipo de movimiento 1. Se le da clic a él icono de modificar 2. Se selecciona el renglón donde se hizo el movimiento como se muestra en la imagen: 3. Se presiona la tecla <SUPR> y aparece la ventana “login” donde se pide el nombre de usuario y contraseña. 4. Se da clic al icono 2.7 Botones de desplazamiento Nos ayudan a ir de un registro a otro, al primer registro o al último y también generar un registro nuevo. 3. Usuarios Se asignan a las personas que utilizaran el sistema en la casa de empeño. Existen varios tipos de usuarios:
Administrador.
Administrador limitado 1.
Administrador limitado 2.
Usuario.
4. Casos Especiales 4.1 ¿Qué hacer cuando se corre el folio?
4.2 ¿Qué hacer cuando se hace un préstamo nuevo y el cliente siempre no lo quiere?
4.3 ¿Qué hacer cuando el cliente quiere pagar totalmente pero no completa con el dinero y mejor lo refrenda?
4.4 ¿Qué hacer cuando se teclea algo no valido en algún campo y marca un mensaje de error?
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